Når man opretter en bruger/låner eller importerer brugere automatisk, placerer man brugeren eller brugerne i én af de 5 brugergrupper eller systemgrupper.
Der er fem systemgrupper:
- Admin: Administratorer og bibliotekarer
- Librarystaff: Medhjælpere på biblioteket som evt. ikke skal have samme rettigheder som admin
- Staff: Medarbejdere på institutionen eller i organisationen som måske skal have flere rettigheder og muligheder end almindelige brugere
- Standard: Almindelige brugere og lånere, f.eks. medarbejdere, elever, studerende. Denne systemgruppe hedder også Users i nogle sammenhænge.
- Guest: Personer der ikke er logget ind og blot søger i den åbne portal.
I de fleste biblioteker vil det kun være relevant at bruge to eller tre af dem. Man bruger dem bl.a. til at definere, hvilke muligheder og rettigheder forskellige brugere skal have
Oversigt over brugergrupper finder man her:
- System > Systemindstillinger > Brugere > Brugergrupper
Det er her man bestemmer for hver brugergruppe, hvilke kanaler der skal benyttes til hjemkaldelser mv.: SMS, mail eller andet.
Det er også her man vælger, om der skal sendes automatisk besked vedr. fjernlånsbestillinger til lånerne.
Man kan oprette supplerende brugergrupper, og de vil i så fald skulle tilhøre en af de 5 systemgrupper (site groups), hvilket vil bestemme deres rettigheder.
Man kan oprette individuelle låneregler for hver af de oprettede brugergrupper.